Club de Natation Bleu et Or incorporé (CNBO)

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

ARTICLE I GÉNÉRALITÉS

1.1.1 Objet :

les présents règlements administratifs ont pour objet la conduite générale des affaires du Club de Natation Bleu et Or, également connu sous le nom de CNBO.

1.2 Définitions :

les termes suivants ont la signification qui leur est donnée dans les présents règlements administratifs :

Loi : la Loi sur le Club de Natation Bleu et Or, telle que modifiée;
Auditeur : personne physique, société de personnes ou compagnie constituée en corporation nommée par les membres lors de l’assemblée annuelle pour vérifier les livres, les comptes et les registres de la compagnie en vue de faire la présentation d’un rapport aux membres lors de l’assemblée annuelle suivante, conformément à la Loi;
Conseil d’administration : conseil d’administration de la compagnie;
Compagnie constituée en corporation (compagnie) : Club de Natation Bleu et Or incorporé;
Jours : jours incluant les fins de semaine et les jours fériés;
Administrateur : personne physique élue ou nommée pour siéger au conseil d’administration conformément aux présents règlements administratifs;
Dirigeants : personnes qui seront désignées comme président, vice-président, trésorier et secrétaire;
Par écrit : comprend les communications écrites sur papier et électroniques sous une forme jugée appropriée par le conseil d’administration, dans les deux langues officielles (français et anglais);
Membre d’un comité : personne élue ou nommée pour faire partie d’un sous-comité qui rend compte à un administrateur de la compagnie conformément aux présents règlements administratifs;
Résolution ordinaire : résolution adoptée à la majorité des votes exprimés à son égard ou approuvée par tous les membres votants ayant le droit de voter sur cette résolution;
Résolution extraordinaire : résolution adoptée par au moins deux tiers des votes exprimés sur cette résolution;
Activités aquatiques : toutes les activités qui relèvent de l’entraîneur-chef et des entraîneurs; elles peuvent être reconnues par le fait qu’elles se déroulent sur le bord de la piscine.
En règle : membre qui s’est conformé aux exigences annuelles comme l’inscription, les paiements, les cours ou l’assiduité.

1.2.1 Siège social

Le siège social de la compagnie sera situé dans la région du Grand Moncton, dans la province du Nouveau-Brunswick.

1.2.2 Pas de gain pour les membres

La compagnie sera gérée sans but lucratif pour ses membres et tout bénéfice ou autre relution de la compagnie servira à promouvoir ses objectifs.

1.2.3 Décision au sujet des règlements administratifs

Sous réserve des dispositions de la Loi, le conseil d’administration est habilité à interpréter toute disposition des présents règlements administratifs qui serait contradictoire, ambiguë ou vague, à la condition que cette interprétation soit conforme à l’objet de la compagnie.

1.3 Déroulement des réunions et assemblées

Sauf indication contraire dans les présents règlements administratifs, les assemblées des membres et les réunions du conseil d’administration se déroulent conformément au Robert’s Rules of Order (édition actuelle).

1.4 Interprétation

Les mots au singulier incluent le pluriel et vice versa, et les mots désignant des personnes incluent les personnes morales. Les mots désignant un nom d’organisme, un titre ou un programme comprennent tout nom d’organisme, titre ou programme qui lui succède.

ARTICLE II ADHÉSION

2.1 Catégories :

la compagnie compte les catégories de membres suivantes :

Athlète membre : tout athlète inscrit directement auprès de la compagnie. L’adhésion débute une fois que les documents requis, les frais d’inscription du premier mois et l’inscription auprès de Natation Canada ont été faits.
Membre parent : parent ou tuteur légal représentant un nageur inscrit et en règle.
Entraîneur : toute personne bénévole, contractuelle ou rémunérée qui s’est vu confier des tâches visant à superviser l’entraînement particulier ou l’apprentissage du sport (sans droit de vote).
Entraîneur-chef : membre identifié comme la personne responsable de la supervision de toutes les activités aquatiques du club et de faire rapport au conseil d’administration à la demande de celui-ci (sans droit de vote).

2.2 Inscription

Les membres de chaque catégorie doivent s’inscrire auprès de la compagnie et accepter de respecter les règlements administratifs, les politiques, les procédures et les règles de la compagnie. Si le membre est âgé de moins de 19 ans ou bénéficie d’un statut de membre spécial, un parent ou un tuteur doit accepter de respecter les règlements administratifs, les politiques, les procédures et les règles de la compagnie au nom du membre.

2.3 Statut spécial de membre

Peut être accordé à une personne qui a nagé au sein du club dans le passé et qui est un étudiant universitaire ou un paranageur, ou tout autre statut de membre spécial à la discrétion du club.

Pouvoirs des membres

2.4 Pouvoirs des membres :

les membres de la compagnie disposent des pouvoirs suivants :

Nommer l’auditeur.
Modifier les règlements administratifs.
Élire les administrateurs.
Agit conformément à la Loi et aux présents règlements administratifs.

Admission et renouvellement du statut de membre

2.5 Admission et renouvellement du statut de membre :

tout candidat sera admis ou verra son statut de membre renouvelé si les conditions suivantes sont satisfaites :

Le candidat membre dépose une demande d’adhésion selon les modalités prescrites par la compagnie.
Le candidat membre était précédemment un membre et il était membre en règle quand il a cessé d’être membre.
Le candidat membre a payé les cotisations prescrites par le conseil d’administration.
Le candidat membre s’engage à respecter les documents directeurs de la compagnie et à s’y conformer.
Le candidat membre remplit toute autre condition d’adhésion déterminée par le conseil d’administration.
Le candidat membre répond à la définition applicable énoncée à l’article 2.1.
Le candidat membre a été approuvé, dans le cadre d’une résolution ordinaire, par le conseil d’administration ou par tout comité ou toute personne à qui le conseil d’administration a délégué cette autorité.
Le candidat membre ne fait l’objet d’aucune plainte ni d’aucune mesure disciplinaire en cours.

Cotisations et durée de l’adhésion

2.6 Durée

Sauf décision contraire du conseil d’administration, la qualité de membre de compagnie entre en vigueur à la date à laquelle le conseil d’administration (ou son représentant) accepte l’inscription du candidat membre et prend fin à une date fixée par le conseil d’administration (ou son représentant) et commune à tous les membres ou lorsque le membre démissionne ou est radié de la compagnie.

2.7 Cotisations

Après examen des états financiers et du budget proposé par le trésorier, le conseil d’administration détermine les cotisations des membres. Les frais peuvent être affichés avec le calendrier provisoire sur le site Web du CNBO, selon les groupes d’athlètes, avant le début de chaque saison.

2.8 Date

Les membres seront informés par écrit des cotisations à payer à tout moment, et si ces dernières ne sont pas payées dans les trente (30) jours suivant la date de renouvellement de l’adhésion ou d’avis de manquement, le membre en défaut cessera automatiquement d’être membre de la compagnie.

Transfert, suspension et résiliation de l’adhésion

2.9 Transfert

La qualité de membre de la compagnie n’est pas transférable.

2.10 Suspension

Un membre peut être suspendu en attendant l’issue d’une audience disciplinaire conformément aux politiques de la compagnie en matière de discipline, ou par résolution extraordinaire du conseil d’administration lors d’une réunion de ce dernier, à la condition que le membre ait été avisé de la tenue de cette réunion et ait eu la possibilité d’y être entendu.

2.11 Effets de la suspension

Un membre suspendu n’est pas en règle, ne peut pas voter aux assemblées des membres, n’est pas autorisé à participer à des activités sportives au sein de la compagnie et peut être soumis à une période d’attente avant d’être remis en règle.

2.12 Résiliation de l’adhésion

L’adhésion à la compagnie prend fin immédiatement dans l’un ou l’autre des cas suivants :

L’expiration de l’adhésion du membre, à moins que cette dernière ne soit renouvelée conformément aux présents règlements administratifs;
Le membre ne respecte pas l’une des exigences ou conditions d’adhésion décrites à l’article 2.1 des présents règlements administratifs;
La démission du membre par avis écrit à la compagnie;
La dissolution de la compagnie;
La décision prise par le conseil d’administration (ou son représentant) ou par un comité de discipline conformément aux présents règlements administratifs ou aux politiques de la compagnie;
Le décès du membre;
Par résolution ordinaire du conseil d’administration ou des membres lors d’une réunion dûment convoquée, à condition qu’un préavis de quinze (15) jours soit donné et que le membre soit informé des raisons et ait la possibilité de se faire entendre. Le préavis indiquera les raisons de la résiliation de l’adhésion et le membre recevant le préavis aura le droit de soumettre un argument écrit pour s’opposer à la résiliation.

2.13 Ne peut démissionner

Un membre ne peut démissionner de la compagnie s’il fait l’objet d’une enquête ou d’une mesure disciplinaire de la part de cette dernière.

2.14 Arriérés

Un membre sera exclu de la compagnie s’il ne paie pas les cotisations ou les sommes dues à cette dernière dans les délais prescrits par le conseil d’administration. Les cotisations, abonnements ou autres sommes dues à l’association par les membres suspendus ou expulsés restent dus.

2.15 Discipline

Un membre peut faire l’objet de mesures disciplinaires conformément aux politiques et procédures de la compagnie en matière de discipline des membres ou, moyennant un préavis écrit de quinze (15) jours adressé à un membre, le conseil d’administration peut adopter une résolution autorisant des mesures disciplinaires ou la résiliation de la qualité de membre pour violation de toute disposition des statuts ou des règlements administratifs. L’avis indique les raisons de la mesure disciplinaire ou de la résiliation de l’adhésion. Le membre qui reçoit l’avis a le droit de présenter au conseil d’administration, au moins cinq (5) jours avant la fin de la période de quinze (15) jours, une lettre s’opposant à la mesure disciplinaire ou à la résiliation. Le conseil d’administration prend en considération les observations écrites du membre avant de prendre une décision définitive concernant la mesure disciplinaire ou la résiliation de l’adhésion.

Membre en règle

2.16 Définition :

un membre est en règle s’il remplit les conditions suivantes :

Il n’a pas été suspendu ou exclu de l’association, ni fait l’objet d’autres restrictions ou sanctions en matière d’adhésion.
Il a rempli et remis tous les documents exigés par la compagnie.
Il a respecté les règlements administratifs, les politiques et les règles de la compagnie.
Il ne fait pas l’objet d’une enquête ou d’une mesure disciplinaire de la part de la compagnie ou, s’il a déjà fait l’objet d’une mesure disciplinaire, il a rempli toutes les conditions de cette mesure disciplinaire à la satisfaction du conseil d’administration.
Il a payé toutes les cotisations requises.

2.17 Privilèges d’être un membre en règle

Sous réserve des dispositions des présents règlements administratifs et des autres documents directeurs de la compagnie, les membres en règle peuvent bénéficier des privilèges suivants :

Assister aux assemblées des membres et y voter.
Participer aux activités de la compagnie.
Participer à d’autres événements associés à la compagnie.

2.18 Membres qui cessent d’être en règle

Les membres qui cessent d’être en règle, selon la décision du conseil d’administration (ou de son représentant) ou d’un comité de discipline, n’ont pas le droit de voter aux assemblées des membres ni de bénéficier des avantages et des privilèges de l’adhésion jusqu’à ce que le conseil d’administration soit convaincu que le membre répond à la définition de la qualité de membre en règle.

ARTICLE III ASSEMBLÉES DES MEMBRES

3.1 Assemblée annuelle

La compagnie tiendra des assemblées des membres à la date, à l’heure et à l’endroit déterminés par le conseil d’administration dans la province du Nouveau-Brunswick.
L’assemblée annuelle se tiendra dans les quinze (15) mois suivant la tenue de la dernière assemblée annuelle et dans les trois (3) mois suivant la fin de l’année financière de la compagnie.
Tout membre qui en fait la demande recevra, au moins dix (10) jours avant la tenue de l’assemblée annuelle, une copie des états financiers approuvés et du rapport de l’auditeur (le cas échéant).

3.2 Assemblée extraordinaire

Une assemblée extraordinaire des membres peut être convoquée à tout moment par résolution ordinaire du conseil d’administration ou sur demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres votants, à toute fin liée aux affaires de la compagnie qui ne relève pas des exceptions énumérées dans la Loi ou qui est autrement incompatible avec cette dernière, dans un délai de vingt et un (21) jours à compter de la date de dépôt de la demande.

3.3 Participation par voie électronique

Toute personne ayant le droit de participer à une assemblée des membres peut y assister par des moyens téléphoniques ou électroniques permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux au cours de l’assemblée, si la compagnie met ces moyens à sa disposition.
Une personne participant à une assemblée est réputée être présente à cette dernière. Le conseil d’administration ou les membres, selon le cas, peuvent décider que l’assemblée se déroule entièrement par téléphone ou par des moyens électroniques permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée.

3.4 Avis de convocation

Un avis de convocation écrit ou électronique de la date de tenue de l’assemblée annuelle des membres sera adressé à tous les membres en règle, aux administrateurs et à l’auditeur (s’il est nommé) au moins trente (30) jours et au plus cinquante (50) jours avant la date de tenue de l’assemblée.
Un rappel sera envoyé sept à dix (7 à 10) jours avant la date de tenue de l’assemblée, contenant un rappel du droit de vote, une proposition d’ordre du jour et des renseignements raisonnables pour permettre aux membres de prendre des décisions en connaissance de cause.

3.5 Renonciation à l’avis de convocation

Toute personne ayant le droit d’être convoquée à une assemblée des membres peut renoncer à l’avis de convocation et sa présence à l’assemblée équivaut à une renonciation à la convocation, à moins qu’elle n’assiste à l’assemblée dans le but exprès de s’opposer à l’examen de toute question sous prétexte que l’assemblée n’a pas été légalement convoquée conformément aux présents règlements administratifs.

3.6 Erreur ou omission dans l’avis de convocation

Aucune erreur ou omission dans l’avis de convocation d’une assemblée des membres n’invalide l’assemblée ou ne rend nulles les décisions prises lors de cette dernière.

3.7 Affaires nouvelles

Aucun autre point ne sera inclus dans l’avis de convocation à l’assemblée des membres à moins qu’un avis écrit concernant ce point ou une proposition d’un membre n’ait été soumis au conseil d’administration trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée des membres, conformément aux procédures approuvées par le conseil d’administration.
Des copies de toutes ces propositions ainsi que des copies de toutes les modifications proposées par le conseil d’administration et des copies de toutes les résolutions proposées par le conseil d’administration sont envoyées à tous les membres avec l’ordre du jour et l’avis de convocation à l’assemblée annuelle.

3.8 Quorum

Vingt et un (21) membres votants (ou parents ou tuteurs votant au nom d’un membre âgé de moins de 19 ans) présents en personne ou en ligne constituent le quorum. Si le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée des membres, les membres présents peuvent traiter les affaires de l’assemblée, même si le quorum n’est pas atteint tout au long de cette dernière.

3.9 Scrutateurs

Au début de chaque assemblée générale annuelle (AGA) ou assemblée générale extraordinaire, le conseil d’administration peut nommer un ou plusieurs scrutateurs chargés de veiller à ce que les votes soient correctement exprimés et comptés.

3.10 Ajournement

Avec l’accord de la majorité des membres présents et après vérification du quorum, les membres peuvent ajourner une assemblée des membres et aucun avis n’est requis pour la poursuite de l’assemblée si celle-ci se tient dans les trente (30) jours.
Toute question qui aurait pu être soumise ou traitée lors de l’assemblée initiale conformément à l’avis de convocation peut être présentée ou traitée lors d’une réunion ajournée.

3.11 Participation

Les membres, les parents ou tuteurs d’un membre si celui-ci est âgé de moins de 19 ans, les administrateurs, les auditeurs de la compagnie et les autres personnes qui ont le droit ou l’obligation d’être présentes à l’assemblée en vertu d’une disposition de la Loi sont les seules personnes autorisées à participer à une assemblée des membres. Toute autre personne ne peut être admise que si elle est invitée par le président ou avec le consentement de la majorité des membres présents.

3.12 Président d’assemblée

Le président préside toutes les assemblées des membres, à moins qu’une autre personne ne soit désignée par le président ou nommée par le conseil d’administration et approuvée par une résolution ordinaire des membres votants présents en personne ou en ligne.

Vote aux assemblées des membres

3.13 Droits de vote

Les membres en règle au moment de l’assemblée des membres au cours de laquelle un vote doit avoir lieu disposent des droits de vote suivants lors de toutes les assemblées des membres :

Les membres d’athlètes âgés de plus de 19 ans disposent d’un vote.
Les parents ou tuteurs (représentants des athlètes) des athlètes mineurs disposent d’un vote.

3.14 Droits de vote

Chaque membre votant vote sur chaque question.
Les membres votants âgés de 19 ans ou plus au moment de l’assemblée des membres peuvent exercer leur droit de vote.
Les membres votants âgés de moins de 19 ans au moment de l’assemblée peuvent faire exercer leur droit de vote aux assemblées des membres par un parent ou un tuteur. Pour plus de clarté, un parent ou un tuteur ayant plusieurs enfants inscrits auprès de la compagnie et âgés de moins de 19 ans peut exercer un vote par enfant.
Les parents ou tuteurs d’un même enfant inscrit auprès de la compagnie et âgé de moins de 19 ans peuvent tous deux assister à une assemblée des membres, mais ne peuvent exercer qu’un seul droit de vote.

3.15 Date d’inscription des votes

Le conseil d’administration peut fixer une date comme date d’inscription pour déterminer les membres habilités à voter à toute assemblée des membres.
La date d’inscription ne doit pas précéder de plus de dix (10) jours la date de tenue de l’assemblée. Si aucune date d’inscription n’est fixée, cette dernière est alors fixée à 17 h le jour précédant immédiatement la première date d’envoi de la convocation ou, si aucune convocation n’est envoyée, le début de l’assemblée.

3.16 Vote par procuration

Le vote par procuration des membres ne sera pas autorisé. Les membres peuvent avoir la possibilité de voter en ligne ou en personne.

3.17 Vote par voie électronique

Les membres peuvent être invités à voter par voie électronique dans les cas suivants :

La compagnie a mis en place une procédure permettant de voter par voie électronique.
Les votes peuvent être vérifiés comme ayant été effectués par le membre habilité à voter.
La compagnie n’est pas en mesure d’identifier le vote de chaque membre.

3.18 Détermination des votes

Les votes peuvent être déterminés à main levée, par voie orale ou par vote électronique.
Il y a exception dans le cas d’élections nécessitant un vote à bulletin secret.

3.19 Majorité des votes

Sauf disposition contraire des présents règlements administratifs, chaque motion est décidée à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, la motion est rejetée.

ARTICLE IV GOUVERNANCE Composition du conseil d’administration

4.1 Administrateurs :

le conseil d’administration se compose de huit (8) à onze (11) administrateurs.

4.2 Nombre d’administrateurs :

les membres détermineront le nombre d’administrateurs par l’entremise d’une résolution extraordinaire lors d’une assemblée des membres, à la condition de ce qui suit :

Le nombre d’administrateurs est de huit (8) au minimum et de onze (11) au maximum.
La détermination du nombre d’administrateurs au sein du conseil n’a pas pour effet d’écourter le mandat d’un administrateur en exercice.
Le conseil d’administration peut nommer jusqu’à deux (2) représentants du public qui n’ont pas le statut de membre et qui démontrent un intérêt pour le sport.
Un administrateur reconnu comme représentant du public est intégré dans le calcul du nombre total d’administrateurs.
Un administrateur représentant du public ne peut être membre ou être un parent ou tuteur légal d’un athlète.

Admissibilité des administrateurs

4.3 Admissibilité

Pour être admissible au poste d’administrateur, une personne doit satisfaire aux exigences suivantes :

Être âgée de dix-neuf (19) ans ou plus;
Ne pas être un employé rémunéré de la compagnie;
Ne pas avoir été déclarée incapable par un tribunal au Canada ou dans un autre pays; d) Ne pas avoir le statut de faillite.
Avoir fait l’objet d’une vérification judiciaire tous les deux ans et en avoir remis une copie de la vérification au dirigeant désigné.
Ne pas être reconnue coupable d’une infraction au Code criminel (Canada) ou en vertu du droit pénal de tout pays dans l’un ou l’autre des cas suivants :
1. La promotion, la constitution ou la gestion d’une compagnie;
2. Une fraude.

Élection des administrateurs

4.4 Comité de mises en candidature

Le conseil d’administration peut nommer un comité de mises en candidature.
S’il est nommé, le comité de mises en candidature sera chargé de solliciter et de recevoir les candidatures pour l’élection des administrateurs.

4.5 Nomination

Toute candidature d’une personne à l’élection d’un administrateur comprendra ce qui suit :

Le consentement écrit de la personne candidate par une signature électronique ou signée;
Le respect des procédures établies par le comité de mises en candidature (s’il est formé);
Le respect de la date de soumission de la candidature au siège social de la compagnie, soit dix (10) jours avant la tenue de l’assemblée annuelle. Ce délai peut être prolongé par une résolution ordinaire du conseil d’administration.

4.6 Nominations de l’assemblée

Lors d’une assemblée des membres, une personne peut être nommée par l’assemblée.
Cette nomination doit être proposée et appuyée par les membres présents votants.
La nomination nécessite également la présence de la personne candidate à l’assemblée ainsi que l’acceptation verbale ou écrite de la nomination par la personne concernée.
Les administrateurs seront nommés pour un mandat d’un ou deux ans, selon des modalités déterminées par les premiers administrateurs de la compagnie, de manière à assurer un plan de relève.

4.7 Diffusion des nominations

Les candidatures valables seront distribuées aux membres lors de l’assemblée annuelle précédant les élections.

4.8 Élections

Lors de chaque assemblée des membres au cours de laquelle des élections sont organisées, des élections ont lieu pour tout poste d’administrateur dont le mandat arrive à expiration ou pour tout poste d’administrateur vacant.
L’élection des dirigeants aura lieu lors d’une réunion ultérieure du conseil d’administration dans les trente (30) jours suivant les élections.
Les administrateurs seront élus pour un mandat d’un (1) ou deux (2) ans, selon des modalités déterminées par les premiers administrateurs de la compagnie, de manière à assurer un plan de relève.

4.9 Élections des administrateurs

Les élections aux postes d’administrateurs désignés sont décidées par résolution ordinaire des membres conformément à ce qui suit :

Nombre égal de candidatures et de postes à pourvoir : les personnes candidates sont élues par résolution ordinaire.
Plus de nominations que de postes à pourvoir : la ou les personnes candidates ayant obtenu le plus grand nombre de votes occuperont les postes à pourvoir jusqu’à ce que tous ces derniers aient été pourvus. En cas d’égalité pour le dernier poste à pourvoir, un second vote sera organisé entre les personnes candidates ex aequo. Si le second vote est également à égalité, le conseil d’administration déclarera un vainqueur par résolution ordinaire.

4.10 Admissibilité après les élections

Un administrateur élu qui ne remplit pas les conditions d’admissibilité au poste d’administrateur disposera de trente (30) jours pour redevenir admissible à ce poste ou sera révoqué en tant qu’administrateur de la compagnie.

4.11 Mandat

Les administrateurs ont un mandat de deux (2) ans et restent en fonction jusqu’à ce qu’eux-mêmes ou leurs successeurs aient été dûment élus conformément aux présents règlements administratifs, à moins qu’ils ne démissionnent, ne soient révoqués ou ne quittent leur poste.

4.12 Consentement des administrateurs

Toute personne élue ou nommée à un poste d’administrateur doit consentir par écrit à exercer son mandat d’administrateur avant son élection ou sa nomination, ou dans les dix (10) jours suivant son élection ou sa nomination.
Toute personne qui ne donne pas son consentement dans le délai imparti n’est pas un administrateur et est réputée ne pas avoir été élue ou nommée pour occuper un poste d’administrateur.
L’obligation de consentement ne s’applique pas à un administrateur qui est réélu ou reconduit dans ses fonctions lorsqu’il n’y a pas eu d’interruption de son mandat.

Démission et révocation des administrateurs

4.13 Démission

Un administrateur peut démissionner du conseil d’administration à tout moment en présentant sa démission à ce dernier.
La démission entre en vigueur à la date de réception de l’avis par le secrétaire ou à la date précisée dans l’avis, si celle-ci est postérieure.
Lorsqu’un administrateur faisant l’objet d’une enquête ou d’une mesure disciplinaire de la compagnie démissionne, il reste soumis à toute sanction ou conséquence découlant de l’enquête ou de la mesure disciplinaire.

4.14 Vacance du poste :

le poste d’un administrateur est automatiquement vacant dans l’un ou l’autre des cas suivants :

L’administrateur démissionne.
L’administrateur est déclaré incapable par un tribunal.
L’administrateur fait faillite.
L’administrateur meurt.

4.15 Révocation

Un administrateur élu peut être révoqué par une résolution extraordinaire des membres lors d’une assemblée extraordinaire des membres, à la condition qu’il ait été informé par écrit, dans un délai raisonnable, de la tenue de cette assemblée et qu’il ait eu la possibilité d’y assister et de s’y faire entendre.

Pourvoir un poste vacant au sein du conseil d’administration

4.16 Poste vacant

Quand le poste d’un administrateur devient vacant pour quelque raison que ce soit et que le quorum des administrateurs est tout de même atteint, le conseil d’administration peut nommer une personne qualifiée pour occuper le poste jusqu’à la fin du mandat.
Par ailleurs, le conseil d’administration peut décider, par résolution ordinaire, qu’un ou plusieurs administrateurs exerceront les fonctions du poste d’administrateur vacant pour la durée restante du mandat.

Réunions du conseil d’administration

4.17 Convocation de la réunion

Le conseil d’administration se réunit à la date et au lieu fixés par le président ou à la demande écrite d’au moins trois (3) administrateurs.
Un délai raisonnable de sept (7) jours sera accordé aux administrateurs pour une réunion ordinaire.
Dans la mesure du possible, l’administrateur peut fixer une réunion préétablie pour l’ensemble de l’année.

4.18 Président

Le président préside toutes les réunions du conseil d’administration, à moins qu’il ne désigne une autre personne pour le faire.
En l’absence du président, le vice-président préside la réunion, à moins qu’une autre personne n’ait été désignée.
Si le président n’a pas convoqué la réunion du conseil d’administration, ce dernier désigne une personne pour présider la réunion.

4.19 Avis de convocation

L’avis de convocation écrit aux réunions du conseil d’administration est adressé à tous les administrateurs au moins sept (7) jours avant la date prévue de la réunion.
Aucune convocation n’est requise si tous les administrateurs renoncent à la convocation ou si les absents consentent à ce que la réunion se tienne en leur absence.
Si le quorum est atteint, chaque conseil nouvellement élu ou nommé peut, sans préavis, tenir sa première réunion immédiatement après la tenue de l’assemblée annuelle de la compagnie.

4.20 Réunion du conseil d’administration avec les nouveaux administrateurs

Pour une première réunion du conseil d’administration tenue immédiatement après l’élection des administrateurs lors d’une assemblée des membres, ou pour une réunion du conseil d’administration au cours de laquelle un administrateur est nommé pour pourvoir un poste vacant au sein du conseil d’administration, il n’est pas nécessaire d’adresser un avis de convocation au nouvel administrateur ou aux nouveaux administrateurs élus ou nommés.

4.21 Nombre de réunions

Le conseil d’administration se réunit au moins cinq (5) fois par an.

4.22 Quorum

Lors de toute réunion du conseil d’administration, le quorum est constitué par la majorité des administrateurs.

4.23 Votes

Chaque administrateur dispose d’un vote.
Le vote se fait à main levée, par écrit ou par voie orale, à moins qu’au moins un (1) administrateur présent ne demande un vote à bulletin secret.
En cas de nombre pair d’administrateurs présents, le président peut s’abstenir de voter ou utiliser son vote comme voix prépondérante.

4.24 Aucun remplaçant

Personne ne peut remplacer un administrateur absent lors d’une réunion du conseil d’administration.

4.25 Résolutions écrites

Une résolution écrite signée par tous les administrateurs est aussi valable que si elle avait été adoptée lors d’une réunion du conseil d’administration.

4.26 Participation aux réunions

Les réunions du conseil d’administration sont ouvertes aux membres. Toutefois, pour toute partie de la réunion se déroulant à huis clos, les personnes ne faisant pas partie du conseil d’administration doivent quitter la réunion.
Les membres peuvent soumettre des sujets à un administrateur du conseil par écrit dans un délai de sept (7) jours pour qu’ils soient inclus dans l’ordre du jour.
Le conseil d’administration se réserve le droit de limiter le nombre de participants en fonction de l’espace à sa disposition ou d’autres considérations.

4.27 Réunions au moyen de télécommunications

Une réunion du conseil d’administration peut se tenir par conférence téléphonique ou au moyen d’autres technologies de télécommunication.
Les administrateurs qui participent à une réunion par des moyens de télécommunication sont considérés comme ayant assisté à la réunion.
En outre, lors d’une réunion en personne du conseil, un administrateur peut, si tous les administrateurs de la compagnie y consentent, participer à une réunion des administrateurs par des moyens téléphoniques ou électroniques, à la condition que tous les participants soient en mesure de communiquer de manière adéquate au cours de la réunion.

Fonctions des administrateurs

4.28 Normes de diligence :

voici les responsabilités de chaque administrateur :

Agir honnêtement et de bonne foi dans l’intérêt de la compagnie.
Faire preuve du soin, de la diligence et de la compétence qu’une personne raisonnablement prudente exercerait dans des circonstances comparables.
Faire preuve de loyauté à l’égard des décisions prises par le conseil d’administration.

Pouvoirs du conseil d’administration

4.29 Pouvoirs de la compagnie

Sauf disposition contraire de la Loi ou des présents règlements administratifs, le conseil d’administration dispose des pouvoirs de la compagnie et peut déléguer ses pouvoirs, ses devoirs et ses fonctions.

4.30 Habilitation

Le conseil d’administration est habilité, entre autres, à ce qui suit :

Élaborer des politiques et des procédures ou gérer les affaires de la compagnie pour promouvoir les objectifs et les buts de cette dernière conformément à la Loi et aux présents règlements administratifs.
Élaborer des politiques et des procédures relatives à la discipline des membres et prendre des mesures disciplinaires à l’encontre des membres conformément auxdites politiques et procédures.
Élaborer des politiques et des procédures relatives à la gestion des différends au sein de la compagnie et traiter ces derniers conformément audites politiques et procédures.
Employer ou engager sous contrat les personnes qu’il juge nécessaires pour mener à bien les travaux de la compagnie.
Déterminer les procédures d’inscription, les cotisations et les autres conditions d’inscription.
Permettre à la compagnie de recevoir des dons, des bénéfices, des legs ainsi que des distributions de capital d’investissement et de revenus pour promouvoir les objectifs et les buts de la compagnie.
Effectuer des dépenses dans le but de promouvoir les objectifs et les buts de la compagnie.
Investir des fonds pour promouvoir les objectifs et les buts de la compagnie.
Gérer les actifs et les dépenses des ressources de la compagnie pour promouvoir les objectifs et les buts de cette dernière.
Emprunter de l’argent sur le crédit de la compagnie s’il le juge nécessaire conformément aux présents règlements administratifs.
Remplir toute autre fonction, le cas échéant, dans l’intérêt de la compagnie.

ARTICLE V Dirigeants

5.1 Composition

Les dirigeants sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

5.2 Mandat

Le mandat des dirigeants est de deux (2) ans ou jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus ou nommés.
Le président et le secrétaire sont élus les années impaires.
Le vice-président et le trésorier sont élus les années paires.

5.3 Élections

Le conseil d’administration élit les dirigeants de la compagnie. Lors de la première réunion du conseil d’administration qui suit l’élection de nouveaux administrateurs, les administrateurs élisent un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Ces derniers entrent en fonction immédiatement.

5.4 Vote

Les administrateurs peuvent se porter candidats à n’importe quel poste de dirigeant. Les élections commenceront par l’élection du président. Une fois qu’un administrateur est élu à un poste de dirigeant, il ne peut plus se porter candidat à un autre poste du comité de direction. Les élections sont décidées à la majorité des votes des administrateurs, conformément aux dispositions suivantes :

Un candidat valide pour une fonction : le vainqueur est déclaré par acclamation.
Deux ou plusieurs candidats valables pour un poste : le vainqueur est le candidat qui reçoit le plus grand nombre de votes. En cas d’égalité des votes, on passe à un deuxième tour. Seuls les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes figureront sur le bulletin de vote du deuxième tour. Le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de votes sera déclaré vainqueur. D’autres tours de scrutin peuvent être organisés si nécessaire.

5.5 Fonctions :

les fonctions des dirigeants sont les suivantes :

Président : il occupe le poste de président d’assemblée du conseil d’administration. Il préside les assemblées annuelles et extraordinaires de la compagnie ainsi que les réunions du conseil d’administration, sauf indication contraire. Il est le porte-parole officiel de la compagnie, supervise les activités des autres administrateurs et employés, et remplit toute autre fonction que le conseil d’administration peut lui confier de temps à autre.
Vice-président : en cas d’absence ou d’incapacité du président, il exerce les fonctions et les pouvoirs du président, ainsi que toute autre fonction que le conseil d’administration peut lui confier de temps à autre.
Secrétaire : il est responsable de consigner toutes les modifications apportées aux règlements administratifs de la compagnie.
Il veille à ce que tous les documents et registres officiels de la compagnie soient correctement conservés.
Il est responsable de la rédaction du procès-verbal de chaque réunion.
Il prépare un rapport sur toutes les activités menées depuis l’assemblée précédente des membres ou d’autres réunions et le soumet à chaque assemblée des membres et à d’autres réunions.
Il notifie en bonne et due forme à tous les membres de la tenue de l’assemblée des membres de la compagnie et s’acquitte de toutes les autres tâches que le conseil d’administration peut lui confier de temps à autre.
Trésorier : sous réserve des pouvoirs et des obligations du conseil d’administration, il dépose toutes les déclarations financières et organisationnelles requises par la Loi et toute autre législation provinciale ou fédérale, conformément à la législation en vigueur.
Il tient une comptabilité appropriée, comme l’exige la Loi et fait en sorte que toutes les sommes reçues par la compagnie soient déposées sur le compte bancaire de cette dernière.
Il supervise la gestion et le décaissement des fonds de la compagnie.
Le cas échéant, il fournit au conseil d’administration un compte-rendu des transactions financières et de la situation financière de la compagnie.
Il prépare les budgets annuels et s’acquitte des autres tâches qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.
Il peut confier certaines tâches à un tiers contractuel après approbation du conseil d’administration de la compagnie.

5.6 Délégation de fonctions

À la discrétion des administrateurs et avec l’approbation du conseil d’administration par résolution ordinaire, tout administrateur peut déléguer les fonctions de son poste à un membre du personnel ou à un comité approprié de la compagnie, ou à un autre administrateur.

5.7 Multiples postes

À l’exception du poste de président, un administrateur peut occuper plusieurs postes.

5.8 Révocation

Un dirigeant peut être révoqué par résolution ordinaire lors d’une réunion du conseil d’administration ou d’une assemblée des membres, à la condition qu’il ait reçu un avis de convocation et eu la possibilité d’être présent et de se faire entendre lors de la réunion ou de l’assemblée au cours de laquelle la résolution ordinaire est soumise au vote. Si le dirigeant est révoqué par les membres lors d’une assemblée extraordinaire des membres, son poste d’administrateur prend fin automatiquement et simultanément.

5.9 Poste vacant

Lorsque le poste d’un dirigeant devient vacant pour quelque raison que ce soit et que le quorum des administrateurs est tout de même atteint, le conseil d’administration peut, par résolution ordinaire, nommer une personne qualifiée pour occuper le poste vacant jusqu’à la fin du mandat de ce dernier.

ARTICLE VI COMITÉS

Comités

6.1 Sous-comités du club

Le conseil d’administration peut créer des sous-comités du club qui auront pour mandat général de guider les opérations de la compagnie et de solliciter des commentaires auprès des membres.
Les sous-comités du club sont placés sous l’autorité d’un administrateur de la compagnie et le président détermine leur composition.
Le sous-comité du club possède des responsabilités et des pouvoirs à la discrétion du conseil d’administration.

6.2 Nomination des comités permanents et spéciaux

Le conseil d’administration peut nommer les comités permanents et spéciaux qu’il juge nécessaires à la gestion des affaires de la compagnie.
Le conseil d’administration peut nommer et révoquer les membres de ces comités ou prévoir l’élection des membres de ces comités, prescrire les tâches et le mandat de ces comités, et déléguer à l’un de ces comités ses pouvoirs, ses tâches et ses fonctions.

6.3 Composition

Le conseil d’administration peut nommer et révoquer tout membre d’un comité permanent ou spécial à tout moment et pour n’importe quelle raison.

6.4 Dettes

Aucun comité n’est habilité à contracter des dettes au nom de la compagnie.

ARTICLE VII FINANCES ET GESTION

7.1 Exercice financier

Sauf décision contraire du conseil d’administration, l’exercice financier de la compagnie se déroulera du 1^er août au 31 juillet.

7.2 Banque

Les activités bancaires de la compagnie seront menées auprès d’une institution financière déterminée par le conseil d’administration.

7.3 Auditeur

Lors de chaque assemblée annuelle, les membres peuvent nommer un auditeur chargé de vérifier les livres, les comptes et les registres de la compagnie conformément à la Loi. L’auditeur restera en fonction jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée annuelle. Il ne peut être un employé, un dirigeant ou un administrateur de la compagnie.

7.4 États financiers annuels

Les administrateurs approuvent les états financiers (attestés par la signature d’un ou de plusieurs administrateurs) de la compagnie pour le dernier exercice financier de celle-ci, mais pas plus de six (6) mois avant la tenue de l’assemblée annuelle. Ils présentent les états financiers approuvés aux membres lors de chaque assemblée annuelle. Une copie des états financiers annuels sera fournie à tout membre qui en fait la demande au moins vingt et un (21) jours avant la tenue de l’assemblée annuelle. Les états financiers comprennent ce qui suit :

Les états financiers;
Le rapport de l’auditeur (le cas échéant);
Toute autre information concernant la situation financière de la compagnie.

7.5 Livres et registres

Les livres et registres de la compagnie requis par les présents règlements administratifs ou par la législation en vigueur seront tenus de façon adéquate. Ils comprennent ce qui suit, sans toutefois s’y limiter :

Les statuts et les règlements administratifs de la compagnie;
Les procès-verbaux des assemblées des membres et de réunions de tout comité de membres;
Les résolutions des membres et de tout comité de membres;
Les procès-verbaux des réunions des administrateurs ou de tout comité d’administrateurs;
Les résolutions des administrateurs et de tout comité d’administrateurs;
Un registre des administrateurs;
Un registre des membres;
Des registres comptables permettant aux administrateurs de vérifier la situation financière de la compagnie de façon trimestrielle.

7.6 Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et résolutions du conseil d’administration

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et les résolutions du conseil d’administration sont confidentiels et ne peuvent être consultés que par les membres en règle qui en font la demande au conseil d’administration.

7.7 Signataires autorisés

Le président signe tous les accords écrits conclus au nom de l’association, après approbation du conseil d’administration, et deux membres du conseil d’administration signent les transactions financières conclues au nom de la compagnie.

Le conseil d’administration peut autoriser d’autres personnes à signer au nom de la compagnie.

Rémunération

7.8 Aucune rémunération

Tous les administrateurs, dirigeants et membres des comités exercent leur mandat sans rémunération (sauf approbation lors d’une assemblée des membres), à l’exception du remboursement des dépenses approuvées par le conseil d’administration.
Le présent article n’empêche pas un administrateur ou un membre d’un comité de fournir des biens ou des services à la compagnie dans le cadre d’un contrat ou d’un achat. Tout administrateur ou membre d’un comité divulguera le conflit ou le conflit potentiel conformément aux présents règlements administratifs.

Conflit d’intérêts

7.9 Conflit d’intérêts

Un administrateur, un dirigeant ou un membre d’un comité qui a un intérêt, ou qui peut être perçu comme ayant un intérêt, dans une proposition de contrat ou de transaction avec la compagnie divulguera pleinement et rapidement la nature et l’étendue de cet intérêt au conseil ou au comité, selon le cas, s’abstiendra de voter ou de prendre la parole dans le débat sur ce contrat ou cette transaction, s’abstiendra d’influencer la décision sur ce contrat ou cette transaction, et se conformera par ailleurs aux exigences de la Loi en matière de conflit d’intérêts.

ARTICLE VIII MODIFICATION DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

8.1 Vote

Les présents règlements administratifs ne peuvent être modifiés, révisés, abrogés ou complétés que dans l’un ou l’autre des cas suivants :

Par résolution ordinaire du conseil d’administration, lequel cas le nouveau règlement administratif, modifié ou révisé, est en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée des membres et, à l’exception des modifications considérées comme fondamentales, les membres votants peuvent confirmer, rejeter ou modifier le règlement administratif par une résolution ordinaire.
Un règlement administratif nouveau, modifié ou révisé qui n’est pas ratifié par les membres cesse d’être en vigueur et aucun nouveau règlement administratif de même substance ou de substance similaire n’a d’effet tant qu’il n’est pas ratifié lors d’une assemblée des membres;
Un membre ayant le droit de vote peut proposer de créer, de modifier ou d’abroger un règlement administratif conformément à la Loi, qui exige un préavis d’au moins soixante (60) jours. Le nouveau règlement administratif, modifié ou abrogé, est soumis aux membres lors de la prochaine assemblée des membres et, à l’exception des modifications considérées comme des changements fondamentaux, les membres votants peuvent confirmer, rejeter ou modifier le règlement administratif par résolution ordinaire.

ARTICLE IX AVIS

9.1 Avis écrit

Dans les présents règlements administratifs, on entend par avis écrit un avis remis en main propre ou envoyé par la poste, par courrier électronique ou par service de messagerie à l’adresse enregistrée de la personne, de l’administrateur, du dirigeant ou du membre, selon le cas. Il incombe aux administrateurs, au dirigeant ou au membre (selon le cas) de fournir au conseil d’administration une adresse à jour pour les avis au titre de la présente disposition.

9.2 Date de l’avis

La date de l’avis est la date à laquelle la réception de l’avis est confirmée verbalement lorsque l’avis est remis en main propre, par voie électronique lorsque l’avis est envoyé par télécopie ou par courrier électronique, ou par écrit lorsque l’avis est envoyé par service de messagerie ou dans le cas d’un avis envoyé par la poste, cinq (5) jours après la date du cachet de la poste.

9.3 Erreur dans l’avis

L’omission accidentelle d’envoyer un avis de tenue d’une réunion du conseil d’administration ou d’une assemblée des membres, le fait qu’un administrateur ou un membre n’ait pas reçu l’avis, ou une erreur dans un avis qui n’en modifie pas son contenu, n’invalidera pas les mesures prises lors de la réunion ou de l’assemblée.

ARTICLE X DISSOLUTION

10.1 Dissolution

Lors de la dissolution de la compagnie et après paiement de toutes les dettes et obligations, les biens restants seront conservés en fiducie par Natation NB pendant une période de cinq (5) ans.

ARTICLE XI INDEMNISATION

11.1 Indemnisation accordée

La compagnie indemnisera et dégagera de toute responsabilité, sur ses fonds, chaque administrateur et toute personne agissant à sa demande dans une capacité similaire, ses héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs, contre toute réclamation, tout frais, toute dépense, toute demande, toute poursuite ou tout coût, y compris tout montant payé pour régler une poursuite ou satisfaire un jugement, qui pourrait survenir ou découler du fait d’occuper un poste ou d’exercer des fonctions d’administrateur ou de toute personne agissant à la demande de la compagnie dans une capacité similaire.

11.2 Aucune indemnisation

La compagnie n’indemnisera pas un administrateur ou toute personne qui agit à sa demande dans une capacité similaire pour des actes de fraude, de malhonnêteté, de mauvaise foi ou de manquement à une obligation statutaire ou à une responsabilité qui leur est imposée en vertu de la Loi. Pour plus de clarté, la compagnie n’accordera aucune indemnisation à une personne à moins des cas suivants :

La personne a agi honnêtement et de bonne foi dans l’intérêt de la compagnie;
S’il s’agit d’une procédure pénale ou administrative assortie d’une sanction pécuniaire, la personne avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale.

11.3 Assurance :

l’organisme provincial de sport (Natation NB) maintient en vigueur une assurance responsabilité pour les administrateurs et les dirigeants en tout temps.

ARTICLE XII ADOPTION DES PRÉSENTS RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

12.1 Ratification

Les membres de la compagnie ont ratifié les présents règlements administratifs lors d’une assemblée des membres dûment convoquée et tenue le 2 octobre 2024.

12.2 Abrogation des règlements administratifs antérieurs

En ratifiant les présents règlements administratifs, les membres de la compagnie abrogent tous les règlements administratifs antérieurs de la compagnie, à la condition que cette abrogation ne porte pas atteinte à la validité de toute mesure prise en vertu des règlements administratifs abrogés.

12.3 Période de révision

Fréquence de révision : tous les deux ans, les années paires.